Teklif hazırlama programı: Excel mi, hazır program mı, özel mi?

Teklif hazırlama programı, ürün ve hizmet fiyatlarınızı, iskonto kurallarınızı ve müşteri bilgilerinizi tek yerde tutup birkaç adımda şirketinizin kendi şablonunda teklif PDF'i üreten, teklifin sürümlerini, onayını ve sonucunu izleyen yazılımdır. Az sayıda standart teklif için Excel şablonu yetebilir; fiyat kuralları ve onay zinciri büyüdükçe hazır program ya da özel sistem gerekir.

Bir teklif sürecine bakacak olsam ilk sorum, teklifi kimin hazırladığı değil, fiyatın nereden geldiği olurdu. Fiyat listesi bir dosyada, iskonto yetkisi bir yöneticinin aklında, son sürüm birinin e-posta kutusundaysa, hangi yazılımı seçerseniz seçin aynı hatalar yeni ekranda sürer. Bu yüzden bir teklif programına geçişi ekranlardan değil, fiyat kurallarını yazıya dökmekten başlatırdım. Bu yazının konusu kamu ihalelerine verilen teklif dosyaları değil, şirketlerin müşterilerine verdiği fiyat teklifleridir.

Teklif hazırlama programı nedir, Excel şablonundan farkı ne?

Teklif hazırlama programı, teklifleri ortak bir ürün, fiyat ve müşteri kaydından üreten yazılımdır; Excel şablonundan farkı verinin nerede durduğudur. Excel'de her teklif ayrı bir dosyadır, programda ise tüm teklifler aynı kayıtları kullanır. Excel şablonu teklifin görünüşünü standartlaştırır; içindeki fiyatın güncel olup olmadığını, iskontonun yetki içinde kalıp kalmadığını ya da teklifin kabul edilip edilmediğini bilmez. Program her teklifi bir kayıt olarak sakladığı için "geçen çeyrek hangi teklifler kabul edildi?" sorusunun cevabı tek bir filtreyle bulunur.

Excel teklif işinde üç yerde zorlanır: aynı ürünün fiyatı üç dosyada üç farklı değerle durur, kopyalanan eski bir teklifte geçen yılın fiyatı unutulur, dosya adı "son_v3_kesin" gibi sürümlere bölünür. Ben bu belirtileri tek başına yazılım gerektiğinin kanıtı saymazdım; ama haftada birkaç kez yaşanıyorsa fiyat verisini dosyalardan çıkarmanın zamanı geldiğini düşünürdüm. Excel'den yazılıma geçişin genel işaretlerini Excel'den yazılıma geçiş rehberinde ayrıca ele aldık.

İyi bir teklif programında hangi parçalar olmalı?

İyi bir teklif programında beş parça bulunur: fiyat listesi ve iskonto kuralları, teklif sürümleri, onay akışı, şirketin kendi markasıyla çıkan PDF ve teklifin sonucunu izleyen takip ekranı. Bu parçaların her biri tek başına basit görünür; zorluk, şirketinize özgü kuralların bu parçalara nasıl yazılacağındadır. Bir teklif sistemini değerlendirirken en karmaşık teklifinizi bu beş parçadan geçirmeyi denerdim.

Fiyat listesi ve iskonto kuralları nasıl tutulmalı?

Teklif programında fiyat listesi tek kaynak olmalıdır: her ürünün liste fiyatı, para birimi, KDV oranı ve geçerlilik tarihi tek yerde durur ve her teklif bu kayıttan beslenir. Döviz bazlı liste kullanıyorsanız teklifte hangi tarihin kurunun esas alındığı ve teklifin hangi para biriminde bağlayıcı olduğu da aynı kayıtta yazılı olmalıdır. Fiyatı teklif ekranında elle değiştirmek mümkünse, bu değişikliğin kim tarafından ve neden yapıldığı da kaydedilmelidir.

İskonto kuralları üç katmanda düşünülür: müşteriye ya da bayi grubuna özel oran, miktara bağlı kademe ve satış temsilcisinin tek seferlik indirim yetkisi. Hazır programlar bunun bir kısmını ayarlarla karşılar. Kurallarınız "bu bayi grubunda şu ürün ailesine şu tarihe kadar" gibi kesişen koşullar içeriyorsa, bu kuralların koda yazılması gerekir. Bayilere özel fiyatla sipariş ekranı da gerekiyorsa ihtiyaç bir B2B bayi portalına yaklaşır.

Teklifin sürümleri ve revizyonları nasıl izlenir?

Teklif revizyonu, pazarlık sürerken aynı teklifin yeni bir sürümünü çıkarmaktır ve iyi bir teklif programı her sürümü eskisinin üzerine yazmadan saklar. Müşteri "ikinci teklifteki fiyatla devam edelim" dediğinde, hangi kalemin ne zaman ve kim tarafından değiştirildiğini görebilmeniz gerekir. Sürüm numarası PDF'in üzerine de basılmalıdır; müşterinin elindeki belge ile sistemdeki kayıt böylece kolayca eşleşir. Kabul edilen sürüm kilitlenmeli, sonraki her değişiklik yeni bir sürüm açmalıdır.

Onay akışı kimin neyi onaylayacağını nasıl belirler?

Teklif onay akışı, belirli bir eşiği aşan teklifin müşteriye gitmeden önce bir yöneticinin onayına düşmesidir; eşik iskonto oranı, toplam tutar ya da kâr marjı olabilir. Excel düzeninde bu adım bir e-postayla ya da sözlü bir onayla yürür ve kayda geçmez. Onay kuralı yazılıma konmadan önce kâğıda dökülmelidir: hangi eşik, hangi rol, onaycı izindeyse kim. Bu üç sorunun cevabı yoksa en gelişmiş onay ekranı da verimli çalışmaz.

Satış temsilcisinin maliyeti ve kâr marjını görmemesi, onay akışıyla birlikte tasarlanan bir yetki kuralıdır. Rol ve eşik kuralları, hazır bir programın ayarlarıyla karşılanması zor olabilen kısımdır; ben bir hazır programı değerlendirirken ilk bu kuralları kurmayı denerdim.

Teklif PDF'i şirketin kendi markasıyla nasıl çıkar?

Teklif PDF'i müşterinin gördüğü tek parçadır ve şirketin kendi logosu, yazı tipi, renkleri, banka bilgileri ve şartlarıyla çıkmalıdır. Hazır programlar, Ekim 2026 itibarıyla yaygın olarak birkaç şablon arasından seçim ve logo yükleme sunar; kendi alan adınızdan gönderim bazılarında pakete bağlıdır. Ürün görselli, kataloğa benzeyen bir teklif, çok dilli şartlar ya da sektöre özel bir tablo düzeni gerekiyorsa şablonun sınırına çabuk gelinir. Özel yazılan bir sistemde PDF şablonu kurumsal kimliğinize göre bir kez tasarlanır ve teklif sizin alan adınızdan, sizin e-posta adresinizden gider. PDF'te geçerlilik tarihi ve sürüm numarası da yer almalıdır.

Teklif takip programı hangi soruları cevaplamalı?

Teklif takip programı, gönderilen her teklifin durumunu izler: bekliyor, revize edildi, kabul edildi, reddedildi ya da süresi doldu. İyi bir takip ekranının cevaplaması gereken dört soru şunlardır:

• Bekleyen teklifler: Hangi teklifler cevap bekliyor ve hangisinin geçerlilik süresi bu hafta doluyor?
• Hatırlatma: Hangi teklif için müşteriye ne zaman dönülmesi gerekiyor?
• Kayıp nedeni: Reddedilen tekliflerde fiyat mı, teslim süresi mi, kapsam mı belirleyici oldu?
• Kabul oranı: Hangi ürün grubunda ve hangi temsilcide teklifler daha sık kabul ediliyor?

Teklif takibi satış takibinin bir parçasıdır, ama aynı şey değildir. Satış ekibinin müşteri görüşmelerini ve fırsatlarını izleyen sistemi müşteri takip programı seçimi yazısında ele aldık; teklif takibinde ise odak, teklifin kendisinin durumu ve sonucudur.

Teklifin geçerlilik süresi ve fiyat listesi hukuken neyi değiştirir?

Türk Borçlar Kanunu'na göre süre belirterek yapılan bir öneri, o süre dolana kadar öneren tarafı bağlar; bu yüzden teklifteki geçerlilik tarihi, şirketinizin o fiyatla ne kadar süre bağlı kaldığını gösterir. 6098 sayılı Kanun'un 3. maddesi, kabul için süre belirleyerek sözleşme öneren kişinin bu süre sona erene kadar önerisiyle bağlı olduğunu, kabul süre içinde ulaşmazsa bağlılığın sona erdiğini söyler (6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu (yeni sekmede açılır), Ekim 2026 itibarıyla mevzuat.gov.tr metni).

6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu'nun 8. maddesine göre tarife, fiyat listesi ya da benzerlerinin gönderilmesi, aksi açıkça ve kolaylıkla anlaşılmadıkça öneri sayılır. Aynı madde, öneren önerisiyle bağlı olmama hakkını açıkça saklı tutarsa ya da işin özelliğinden veya durumun gereğinden bağlanma niyetinde olmadığı anlaşılırsa önerinin kendisini bağlamadığını söyler. Teklif programında geçerlilik tarihi zorunlu bir alan olmalı, müşteriye gönderilen fiyat listelerindeki bağlayıcılık notu şablonda yer almalı, süresi dolan teklif sistemde kendiliğinden "süresi doldu" durumuna geçmelidir.

Teklif geçerlilik süresi ve fiyat listesiyle ilgili TBK 3. ve 8. madde açıklamaları hukuki görüş değildir; teklif şablonunuzdaki şartları bir avukatla gözden geçirmenizi öneririm. Yazılım tarafında kuralı basit tutardım: geçerlilik tarihi boş bırakılan bir teklif gönderilemesin.

Kabul edilen teklif siparişe ve faturaya nasıl geçer?

Kabul edilen bir teklif, teklif programında yeniden yazılmadan siparişe, sipariş de iş emrine ya da faturaya dönüşmelidir; bir teklif sisteminin değeri büyük ölçüde bu aktarımda ortaya çıkar. Excel düzeninde kabul edilen teklifin kalemleri muhasebe programına, stok listesine ve üretim planına elle yeniden girilir. Her yeniden giriş, teklifte verilen fiyatın ya da miktarın değişmesi riskini taşır. Bir teklif sisteminde kabul düğmesinin arkasında şu zinciri görmek isterdim:

1. Kabul: Müşterinin kabul ettiği sürüm kilitlenir; kabul tarihi ve kabul eden kişi kaydedilir.
2. Sipariş: Kalemler, fiyatlar ve teslim koşulları siparişe olduğu gibi aktarılır.
3. Stok ve iş emri: Stoktan çıkacak ürünler ayrılır, üretilecek ya da yapılacak işler için iş emri açılır.
4. Fatura: Teslimden sonra fatura bilgileri muhasebe ya da e-fatura altyapınıza aktarılır; faturanın kendisi o sistemde düzenlenir.
5. Geri bildirim: Faturalanan tutar teklife geri bağlanır, böylece teklif ile fatura arasındaki fark raporlanabilir.

213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 231. maddesine göre fatura, malın teslimi ya da hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlenir; madde Hazine ve Maliye Bakanlığı'na bu süreyi kısaltma yetkisi de verir (213 sayılı Vergi Usul Kanunu (yeni sekmede açılır), Ekim 2026 itibarıyla). Teslimi kaydeden ama faturayı tetiklemeyen bir sistem, bu süreyi bir insanın hatırlamasına bırakır.

Stok tarafının nasıl kurulacağını stok takip programı yazısında, teklif sisteminin muhasebe ya da stok yazılımına nasıl bağlandığını API nedir rehberinde anlattık.

Proforma fatura nedir, teklif programında nerede durur?

Teklif programında proforma fatura, kabul edilen ya da kabul aşamasındaki teklifin fatura görünümündeki bir çıktısı olarak tasarlanabilir; vergi mevzuatı açısından ise 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun metninde tanımlanan bir belge türü değildir ve Ekim 2026 itibarıyla mevzuat.gov.tr'deki kanun metninde "proforma" kelimesi geçmez. Kanunun 229. maddesi faturayı, satılan mal ya da yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı tutarı göstermek üzere malı satan ya da işi yapan tüccarın müşteriye verdiği ticari vesika olarak tanımlar.

Ben proformayı teklif programında ayrı bir fatura türü olarak değil, teklifin farklı başlıklı bir çıktısı olarak tasarlar ve fatura numarası serisinden ayrı tutardım. Proforma fatura Excel'de tekliften ayrı hazırlanırsa, iki belge arasında fiyat farkı doğabilir. Proformanın vergi ve dış ticaret işlemlerindeki yerini mali müşavirinize sorun; bu karar muhasebeye aittir.

Yapay zekâ ile fiyat teklifi hazırlama nasıl güvenli yapılır?

Yapay zekâ ile fiyat teklifi hazırlamanın güvenli yolu, modelin e-postadaki talebi okuyup bir teklif taslağı önermesi, fiyatı ise her zaman fiyat listenizden alması ve teklifin bir insan onaylamadan gönderilmemesidir. Dil modelleri serbest yazılmış bir talepten ürün adını, miktarı ve istenen tarihi çıkarmakta işe yarar. Yanlış ürünü eşleştirmeleri ya da olmayan bir bilgiyi kendinden emin biçimde yazmaları ise bilinen bir risktir.

ABD Ulusal Standartlar ve Teknoloji Enstitüsü'nün (NIST) üretken yapay zekâ risk profili, dil modellerinin kendinden emin biçimde hatalı ya da yanlış içerik üretmesini "confabulation" olarak adlandırır (NIST AI 600-1, Temmuz 2024 (yeni sekmede açılır)). Bir fiyat teklifinde bu hata, müşteriye yanlış fiyatın gitmesi demektir. Yapay zekâ destekli bir teklif akışını şu adımlarla kurardım:

1. Talebi okuma: Model, gelen e-postadan müşteri, ürün, miktar ve istenen tarihi çıkarır; çıkaramadığı alanı boş bırakır.
2. Ürün eşleştirme: Çıkarılan ürün adları fiyat listenizdeki kodlarla eşleştirilir; emin olunamayan eşleşme işaretlenir.
3. Fiyatlama: Fiyat ve iskonto modelden değil, teklif sisteminin kurallarından gelir.
4. İnsan onayı: Satış temsilcisi taslağı e-postayla yan yana görür, düzeltir ve onaylar.
5. Kayıt: Modelin önerisi ile onaylanan son hâl arasındaki farklar saklanır; bu kayıt, modelin hangi taleplerde yanıldığını gösterir.

Teklif talebi e-postalarındaki ad, telefon ve adres bilgileri kişisel veridir. E-posta metni teklif taslağı hazırlamak için yurt dışında çalışan bir yapay zekâ servisine gönderiliyorsa, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun yurt dışına aktarımı düzenleyen ve 7499 sayılı Kanun'la (kabul tarihi 2 Mart 2024) değiştirilen 9. maddesi gündeme gelebilir (6698 sayılı KVKK (yeni sekmede açılır), Ekim 2026 itibarıyla). Ben ilk sürümde modele yalnızca ürün ve miktar satırlarını gönderir, kişisel bilgileri sistemin içinde tutardım; aktarımın hukuki dayanağını bir avukata sorardım.

Yazılım tarafında kişisel veriler için nelere dikkat edileceğini web sitesi KVKK rehberinde, yapay zekâ otomasyonuna hangi işle başlanacağını şirketlerde yapay zekâ otomasyonu yazısında anlattık. Bu tür taslak ve onay akışları yapay zekâ otomasyonu hizmetimizin kapsamındadır.

Excel şablonu, hazır program ve özel teklif sistemi nasıl karşılaştırılır?

Excel şablonu, hazır teklif programı ve özel yazılmış teklif sistemi fiyat kurallarına uyum, veri sahipliği, maliyetin zamanla büyümesi, entegrasyon, marka, değişiklik hızı ve ilk kurulum bedeli ölçütleriyle karşılaştırılmalıdır. Tablo her ölçütte Ekim 2026 itibarıyla tipik durumu gösterir; tek tek ürünler ve projeler farklı olabilir.

Özel teklif sisteminin avantajlarının bir bedeli vardır: ilk sürüm daha geç çıkar, başta daha fazla ödenir ve sistemin şirket içinde bir sahibi olması gerekir. Buna karşılık kurallar sizin, veri sizin sunucunuzda, kaynak kod ve alan adı sizin adınızadır ve kullanıcı ya da şube eklendikçe artan bir abonelik kalemi yoktur. Ekim 2026 itibarıyla yapay zekâ destekli geliştirme araçları, kural ağırlıklı iç sistemlerin ilk sürümünü yazma süresini ve maliyetini düşürebilir; bu nedenle özel seçeneği yalnızca büyük şirketlere uygun bir yol olarak görmezdim. Genel karar çerçevesi için özel yazılım mı hazır yazılım mı rehberine bakabilirsiniz.

Hangi durumda Excel, hazır program ya da özel sistem seçilmeli?

Teklif hazırlama aracının seçimi, teklif sayınızdan çok fiyat kurallarınızın ve teklif sonrası akışınızın ne kadar size özgü olduğuna bağlıdır. Ben seçimi şu koşullara göre yapardım:

• Excel şablonunu seçin, eğer ayda az sayıda teklif veriyorsanız, fiyat listeniz tek ve sabitse, teklifi bir ya da iki kişi hazırlıyorsa ve kabul edilen teklif başka bir sisteme aktarılmıyorsa.
• Hazır teklif programını seçin, eğer standart bir ürün ve hizmet listeniz varsa, iskonto kurallarınız müşteri ya da miktar bazında basitse, logo ve renk ayarı marka ihtiyacınızı karşılıyorsa ve kullandığınız muhasebe programıyla hazır bir bağlantı varsa.
• Özel teklif sistemini seçin, eğer fiyat kesişen kurallardan hesaplanıyorsa (bayi grubu, ürün ailesi, kampanya tarihi, döviz), onay zinciriniz birden fazla eşik içeriyorsa, kabul edilen teklifin siparişe, stoğa ve faturaya kendiliğinden akması gerekiyorsa ya da teklif verisinin kendi sunucunuzda kalması şartsa.
• Önce süreci düzeltin, eğer fiyatın kimde olduğu, iskontoyu kimin onayladığı ve son sürümün nerede durduğu bir kişiye sorulmadan bilinemiyorsa; yazılım bu belirsizliği tek başına çözmez.

CRM teklif programı mı, ayrı bir teklif sistemi mi?

CRM içindeki teklif modülü, teklif satış sürecinin bir adımıysa ve fiyat kurallarınız basitse yeterlidir; ayrı ya da özel bir teklif sistemi ise teklifin kendisi karmaşık olduğunda gerekir. Karmaşık bir teklifin işaretleri şunlardır: yüzlerce kalemlik ürün ağacı, seçeneklere göre değişen fiyat, ölçüye ya da metraja göre hesaplanan kalemler ve çok aşamalı onay. Bu durumlarda teklif bir satış adımından çok bir hesaplama işine dönüşür.

İnşaat teklif hazırlama programı arayan firmaların ihtiyacı, CRM teklif modülünden çok ayrı bir teklif sistemi gerektiren karmaşık teklif grubuna girer, çünkü metraj, birim fiyat ve keşif kalemleriyle çalışırlar; şantiye, hakediş ve maliyet takibi ise teklif sisteminin dışında kalan ayrı bir konudur.

CRM ile ayrı teklif sistemi arasındaki kararda şu soru belirleyicidir: teklifi hazırlayan kişi zamanının büyük kısmını müşteriyle mi, yoksa hesapla mı geçiriyor? Müşteriyle geçiriyorsa CRM'in teklif modülü yetebilir. Hesapla geçiriyorsa teklif motoru ayrı tasarlanmalı ve CRM'e bir bağlantıyla beslenmelidir.

Ücretsiz teklif hazırlama programı ne zaman yeterli olur?

Ücretsiz bir teklif hazırlama programı ya da hazır bir Excel teklif formu, teklifleri az, ürünleri standart ve satış ekibi küçük bir şirket için yeterli olabilir. Ücretsiz sürümlerde kullanıcı sayısı, teklif adedi, şablon seçeneği ya da verinin dışa aktarılması sınırlanabilir. Başlamadan önce verinizi hangi biçimde dışarı alabileceğinizi kontrol edin.

Excel şablonuyla devam edecekseniz üç kural koyun: fiyatlar tek bir sayfadan formülle çekilsin, her teklif numaralı ve tarihli kaydedilsin, kabul edilen teklifler ayrı bir listede toplansın. Bu üç kural, ileride bir programa geçtiğinizde taşınacak veriyi de temiz tutar.

Teklif sisteminin maliyetini ve süresini ne belirler?

Özel bir teklif sisteminin maliyetini ve süresini ekran sayısından çok fiyat kurallarının karmaşıklığı, entegrasyon sayısı ve eski verinin durumu belirler. Rakam vermiyoruz, çünkü bir rakam ancak yazılı kapsamdan sonra anlamlıdır; ama hangi kalemin işi hangi yönde etkilediğini önceden bilmek, yazılım firmalarından gelen teklifleri karşılaştırmayı kolaylaştırır:

• Fiyat kuralları: Her yeni kesişen koşul (müşteri grubu, ürün ailesi, tarih) hem geliştirmeyi hem testi büyütür. Test: en karmaşık beş teklifinizi örnek olarak paylaşın.
• Onay akışı: Tek eşikli onay basittir; çok aşamalı, vekâletli ve role göre değişen onay süreyi uzatır.
• Entegrasyonlar: Muhasebe, stok, CRM ya da e-posta bağlantısının her biri ayrı bir iştir; karşı sistemin veri verme yolu (servis bağlantısı, dosya ya da veritabanı) bedeli belirler.
• PDF tasarımı: Tek dilli, tek şablonlu çıktı ucuzdur; çok dilli, görselli ve ürün grubuna göre değişen şablonlar işi büyütür.
• Eski veri: Excel'deki eski tekliflerin ve fiyat listelerinin taşınması, verinin ne kadar düzenli olduğuna bağlıdır.
• Yapay zekâ taslağı: İsteğe bağlı bir eklentidir; model kullanım ücreti ve isabetini ölçme süresi ayrıca hesaplanmalıdır.

Yazılım firmalarından gelen teklifleri aynı ölçüyle okumanın yolunu yazılım yaptırma maliyeti ve teklif karşılaştırma rehberinde anlattık. Bir yazılım firmasının teklif sistemi için verdiği fiyat teklifinde en çok, ilk sürümde neyin bilerek dışarıda bırakıldığını sorgulardım; dışarıda kalan bir kalem sonradan eklendiğinde daha pahalıya gelebilir.

Bir teklif sistemine nasıl başlanmalı?

Bir teklif sistemine en güvenli başlangıç, en sık verilen tek bir teklif tipini fiyat listesinden kabul edilmiş siparişe kadar uçtan uca çalıştıran küçük bir ilk sürümdür. Ben olsam şu sırayla ilerlerdim:

1. Fiyat kurallarını yazın: Liste fiyatı, iskonto katmanları, döviz ve geçerlilik kuralları tek bir belgede toplanır.
2. Beş örnek teklif seçin: Biri en basit, biri en karmaşık olmak üzere geçmişte verilmiş beş teklif test verisi olur.
3. İlk sürümü daraltın: Tek teklif tipi, tek onay eşiği, tek PDF şablonu ve tek entegrasyon (muhasebe ya da stok).
4. Paralel çalıştırın: Birkaç hafta Excel ile yeni sistem yan yana kullanılır ve sonuçlar karşılaştırılır.
5. Sonra genişletin: Yeni teklif tipleri, ikinci onay katmanı ve isteğe bağlı yapay zekâ taslağı, ilk akış oturduktan sonra eklenir.

UlvionTech ile yapılacak bir teklif sistemi projesi, kapsam kodlamadan önce yazıya dökülerek başlar; yazılı kapsamdan sonra sabit fiyat veririz, kaynak kodu teslim ederiz, sunucuyu ve alan adını sizin adınıza açarız. Teklif ve sipariş panelleri yönetim paneli ve iç sistem hizmetimizin kapsamındadır. Kendi işimizden bir not: bir gıda üreticisi ve distribütörü için yaptığımız kurumsal sitede teklif talebi bölümü de yer alır. O iş bir teklif hazırlama sistemi değildi; ama müşteri talebinin çevrimiçi başladığı ilk adımın bir örneğidir.

Teklif sistemine geçerken hangi hatalar yapılır?

Teklif sistemine geçişte sık yapılan beş hata; fiyat listesini temizlemeden taşımak, her istisnayı ilk sürüme koymak, onay kuralını yazmadan ekran istemek, satış ekibini tasarıma katmamak ve veri çıkışını sormamaktır. Bu hataların ortak noktası teknik değil, süreçle ilgili olmalarıdır:

• Fiyat listesini temizlemeden taşımak: Aynı ürünün farklı kodları ve eski fiyatları yeni sisteme de taşınır.
• Her istisnayı ilk sürüme koymak: Yılda bir görülen bir teklif tipi, ilk sürümün süresini uzatır.
• Onay kuralını yazmadan ekran istemek: Eşikler belirsizse onay akışı ya herkesi bekletir ya da kimseyi durdurmaz.
• Satış ekibini tasarıma katmamak: Teklifi hazırlayan kişinin kullanmadığı bir sistem, Excel'in yanında ikinci bir iş olur.
• Veri çıkışını sormamak: Hazır programda da özel sistemde de verinizi hangi biçimde alabileceğiniz baştan yazılı olmalıdır.

Yazılım firmasıyla görüşmeye hangi bilgilerle gidilmeli?

Yazılım firmasıyla teklif sistemi görüşmesine teklif hacmi, fiyat kuralları, onay eşikleri, örnek PDF ve bağlanacak sistemlerle gidilmelidir; bu bilgiler hem fiyat hem süre tahminini daha isabetli kılar:

• Son üç ayda verilen teklif sayısı ve teklif tipleri
• Fiyat listesi dosyası ve iskonto kurallarının yazılı hâli
• Onay eşikleri ve onaycı rolleri
• Bir örnek teklif PDF'i ve olmasını istediğiniz görünüm
• Kabul edilen teklifin elle girildiği sistemler (muhasebe, stok, üretim)
• Kullanıcı sayısı ve maliyeti kimlerin görmemesi gerektiği
• Verinin nerede durması gerektiği (KVKK ve şirket politikası)

Daha geniş bir hazırlık listesi için yazılım brief şablonuna bakabilirsiniz.

Hangi durumda bizimle özel bir teklif sistemi yaptırmamalısınız?

UlvionTech ile özel bir teklif sistemi yaptırmak, kurallarınız hazır bir programa sığıyorsa ya da teklif süreciniz henüz yazıya dökülmemişse yerinde bir karar olmaz. Şu durumlarda başka bir yolu öneririz:

• Az ve standart teklif: Ayda birkaç teklif veriyor ve tek fiyat listesi kullanıyorsanız düzenli bir Excel şablonu yeter.
• Hazır programa sığan kurallar: İskonto ve onay kurallarınız hazır bir programın ayarlarıyla karşılanıyor ve muhasebe bağlantısı hazırsa, özel sistemin ek bedeli karşılığını vermez.
• Kodsuz araçla çözülen akış: İhtiyaç yalnızca bir formdan gelen talebi tabloya yazıp bildirim göndermekse no-code otomasyon daha hızlı kurulabilir.
• Sahibi olmayan sistem: Fiyat listesini güncel tutacak ve kuralları sahiplenecek bir kişi yoksa, sistem kısa sürede eskir.
• İç yazılım ekibi: Muhasebe ve stok sistemlerinizi bilen bir yazılım ekibiniz varsa, teklif modülünü onların yazması entegrasyon açısından daha az riskli olabilir.

Bu koşulların hiçbiri sizde yoksa ve tekliflerinizin fiyatı, onayı ve son sürümü hâlâ birkaç dosya ile e-posta arasında dağılıyorsa, fiyat kurallarınızı ve teklif akışınızı konuşmak için iletişim sayfamızdan bize yazabilirsiniz; ilk görüşmede teklif akışınızın yazılı bir özetini birlikte çıkarırız.