e-Fatura entegrasyonu: kendi yazılımınıza nasıl bağlanır?

e-Fatura entegrasyonu, faturayı sipariş, ERP ya da e-ticaret yazılımınızda oluşturup Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) UBL-TR standardında alıcıya ulaştıran bağlantıdır. Ekim 2026 itibarıyla GİB üç yol tanımlar: ücretsiz e-Fatura Portalı, izinli bir özel entegratör ve kendi bilgi işlem sisteminizin GİB'e doğrudan entegrasyonu. Faturası yazılımda doğan şirketler için bence en dengeli düzen, yazılımınızı bir özel entegratöre API ile bağlamaktır.

e-Fatura yolunu seçerken tek bir soruya bakardım: fatura bilgisi zaten bir yazılımın içinde mi doğuyor? Siparişler web sitenizden, bayi portalınızdan ya da bir pazaryerinden geliyorsa, aynı bilgiyi bir panele elle yeniden yazmak hem zaman kaybı hem hata kaynağıdır. Ayda birkaç fatura kesen bir danışmanlık şirketinde ise entegrasyonun masrafı karşılığını vermeyebilir. İki uç arasındaki şirketler için işin ağırlığı entegratörde değil, sizin yazılımınızdadır: numara, durum takibi, tekrar deneme ve arşiv.

e-Fatura, e-Arşiv fatura ve e-İrsaliye arasındaki fark nedir?

e-Fatura, e-Arşiv fatura ve e-İrsaliye, GİB'in kâğıt fatura ve sevk irsaliyesi yerine tanımladığı üç elektronik belgedir; hangisinin kesileceğini alıcı ve belge türü belirler. GİB'in e-Fatura sayfasına (yeni sekmede açılır) göre e-Fatura yeni bir belge türü değildir, kâğıt faturayla aynı niteliğe sahiptir ve satıcı ile alıcı arasında GİB'in merkezi platformu üzerinden iletilir. e-Faturanın biçimi, uluslararası UBL (Universal Business Language) standardından uyarlanan XML tabanlı UBL-TR'dir. Ayrım şöyledir:

• e-Fatura: e-Fatura uygulamasına kayıtlı iki mükellef arasında kesilir; kayıtlı mükellefler birbirlerine faturayı e-Fatura olarak göndermek ve almak zorundadır.
• e-Arşiv fatura: uygulamaya kayıtlı olmayan mükelleflere ve vergi mükellefi olmayan kişilere kesilir; GİB'in e-Arşiv sayfasına (yeni sekmede açılır) göre, alıcının isteğine bağlı olarak kâğıt ya da elektronik ortamda iletilir.
• e-İrsaliye: kâğıt sevk irsaliyesinin elektronik halidir; GİB'in e-İrsaliye sayfasına (yeni sekmede açılır) göre düzenlenmesi, iletilmesi, saklanması ve ibrazı elektronik ortamda yapılır.

e-Fatura ile e-Arşiv ayrımının yazılımdaki karşılığı, her satışta "bu alıcı e-Fatura kullanıcısı mı?" sorusunun sorulmasıdır. Ben bu kontrolü fatura anında yapar ve sonucunu faturanın yanına kaydederdim, çünkü alıcının kayıt durumu zamanla değişebilir. GİB, kayıtlı kullanıcıların listesini ebelge.gib.gov.tr üzerinde yayımlar ve bu listenin teknik kullanımı için ayrı bir kılavuz bulunur. Yanlış türde kesilen bir belge, sonradan iptal ve yeniden düzenleme işi doğurur.

Ekim 2026 itibarıyla kimler e-Fatura ve e-Arşiv kullanmak zorunda?

Ekim 2026 itibarıyla 2022 ve sonraki hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler e-Fatura'ya geçmek zorundadır. Bu eşikleri, 589 Sıra No.lu Tebliğ'e kadar yapılan değişikliklerle güncellenmiş 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu (VUK) Genel Tebliği (yeni sekmede açılır) belirler. Kendi sitesinde ya da aracı hizmet sağlayıcılarının sitelerinde mal veya hizmet satanlar için aynı eşik 500 bin TL'dir. Tebliğ, sektöre bağlı başka grupları da sayar.

e-Arşiv tarafında Tebliğ, e-Arşiv uygulamasına dahil olmayan mükelleflerin faturalarının 1 Ocak 2026'dan itibaren, tutarına bakılmaksızın, GİB'in e-Belge portalı ya da izinli bir özel entegratör üzerinden e-Arşiv fatura olarak düzenlenmesini ister. Ticari kazancı basit usulde tespit edilenler ile işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için bu tarih 1 Ocak 2027'dir. Tebliğ istisnalar ve geçiş süreleri de tanımlar. Bu bölüm bilgi amaçlıdır, vergi danışmanlığı değildir; şirketinizin hangi gruba girdiğini mali müşavirinizle teyit edin.

e-Faturayı göndermenin üç yolu nedir: portal, özel entegratör, doğrudan entegrasyon?

GİB'e göre (yeni sekmede açılır) e-Fatura uygulaması üç yöntemle kullanılır: GİB'in ücretsiz e-Fatura Portalı (yeni sekmede açılır), Başkanlıktan izin almış bir özel entegratörün (yeni sekmede açılır) sistemi ve kendi bilgi işlem sisteminizin Başkanlık sistemine entegrasyonu (yeni sekmede açılır). Terimler karışabildiği için bir not düşeyim: GİB'in dilinde "özel entegrasyon" entegratör üzerinden gitmektir; kendi sisteminizi GİB'e bağlamaya ise "bilgi işlem sisteminin entegrasyonu" denir. Bu yazıda ona doğrudan entegrasyon diyorum. Özel entegratör ise GİB'den izin alarak mükellefler adına e-Fatura gönderip alan kurumdur.

GİB'in ikinci yöntemi olan özel entegratör pratikte iki biçimde kullanılır: entegratörün panelinden ya da kendi yazılımınızdan entegratörün API'sine göndererek. Benim ilk bakacağım düzen ikincisidir. Dört düzeni aynı ölçütlerle şöyle karşılaştırıyorum; portal, özel entegratör ve doğrudan entegrasyonun tanımları GİB sayfalarından gelir:

Kendi yazılımınızı entegratöre bağlamanın başlıca getirisi, faturanın sizin kurallarınızla doğmasıdır. Hangi kanalın hangi seriyle numaralanacağı, iade akışı, bayi ya da şube kırılımı sizin sisteminizde tanımlanır; fatura verisi sipariş ve stok verisiyle aynı veritabanında durur. Entegratörü değiştirmek gerekirse değişiklik bağlantı katmanıyla sınırlı kalır, iş kuralları yerinde durur. Bedeli de vardır: ilk sürüm hazır panelden daha uzun sürer ve sistemin bakımını üstlenecek birinin olması gerekir. Bağlantı katmanını yazmak işin küçük kısmıdır; test ve bakım yükü kalıcıdır.

Hangi e-Fatura yolu sizin şirketinize uyar?

Az fatura kesen ve siparişi tek kanaldan gelen şirketlere GİB portalı, siparişi birden fazla yazılım kanalından gelen şirketlere kendi yazılımını özel entegratörün API'sine bağlamak uyar; belirleyici olan fatura sayısından çok faturanın nerede doğduğudur. Ben kararı şu dört koşulla verirdim:

• GİB portalını seçin, eğer ayda az sayıda fatura kesiyorsanız, faturalar tek bir kişiden çıkıyorsa ve sipariş bilgisi zaten bir yazılımda tutulmuyorsa. Portal ücretsizdir ve temel işlevleri karşılar.
• Entegratörün panelini seçin, eğer fatura sayınız portalda elle yönetilemeyecek kadar arttıysa ama siparişleriniz hâlâ telefon ya da e-posta gibi tek bir kanaldan geliyorsa.
• Kendi yazılımınızı entegratöre bağlayın, eğer siparişler web sitesinden, bayi portalından, pazaryerinden ya da bir saha uygulamasından geliyorsa ve aynı bilgiyi panele yeniden yazmak hata üretiyorsa.
• Doğrudan entegrasyonu düşünün, eğer sistemi 7/24 işletebilecek bir bilgi işlem ekibiniz varsa ve entegratöre bağlı kalmamak bu ekibin yükünü haklı çıkarıyorsa.

Ben olsam doğrudan entegrasyonu, şirket içinde bu sistemi gece de izleyecek bir ekip yoksa masaya koymazdım. GİB'in tarifine göre bu yöntem 7/24 kesintisiz bağlantı, mali mühür, BİS raporu ve test süreci ister; gönderim, alım ve imza altyapısını da sizin işletmeniz gerekir. Entegratörün bu işi birçok mükellef için tek bir altyapıda yapmasının ekonomik bir mantığı vardır. Kendi yazılımınızın değeri iş kurallarında ve verinin sahipliğindedir, GİB'le konuşan protokolü yeniden yazmakta değil.

e-Fatura entegrasyonu nasıl yapılır?

e-Fatura entegrasyonu, belge türlerini ve yöntemi seçmekle başlar ve test ortamında ret, iptal ve zaman aşımı senaryoları denenmeden canlıya alınmamalıdır. Bir e-Fatura projesine başlasam şu sırayla ilerlerdim:

1. Mükellefiyeti netleştirin. Mali müşavirinizle hangi belgeleri (e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye) hangi tarihten itibaren kesmek zorunda olduğunuzu yazıya dökün.
2. Yöntemi ve entegratörü seçin. Entegratör seçiyorsanız API dokümanını, test ortamını ve verilerinizi toplu dışa aktarma hakkını teklif aşamasında isteyin.
3. Fatura alanlarını eşleyin. VUK 230. madde faturadaki asgari bilgileri sayar: düzenlenme tarihi, seri ve sıra numarası, tarafların unvanı, adresi, vergi dairesi ve numarası, malın veya işin cinsi, miktarı, fiyatı ve tutarı, mal satışlarında teslim tarihi ve irsaliye numarası.
4. Fatura numarası ve ETTN (Evrensel Tekil Tanımlama Numarası) üretimini tasarlayın. Seri yapısını belge türü ve satış kanalına göre belirleyin.
5. Durum ve hata akışını kurun. Her belgenin hangi aşamada olduğunu kendi veritabanınızda tutun.
6. Test ortamında deneyin. Başarılı gönderimin yanında ret, iptal, zaman aşımı ve aynı faturanın iki kez gönderilmesi senaryolarını deneyin.
7. Arşivi ve mutabakatı kurun. İmzalı belgenin kopyasını kendi depolamanıza alın ve entegratör kayıtlarıyla her gün karşılaştırın.
8. Kontrollü canlıya geçin. İlk hafta tek bir kanal ya da şubeyle başlayın, sonra genişletin.

Test ortamında yalnızca başarılı gönderimi denemek yetmez; maliyet, bir faturanın reddedildiği ya da ağın tam gönderim anında koptuğu gün ortaya çıkar. Fatura alanlarını eşleme adımı da önemlidir: her alanın yazılımınızda hangi tablodan geldiğini tek tek listelemek, eksik vergi numarası ya da adres gibi veri sorunlarını canlıya geçmeden gösterir. Entegratörün API'sini okumak için temel kavramlar gerekiyorsa API nedir yazımız bunları anlatır.

Yazılımınız numarayı, ETTN'yi ve vergi kodlarını nasıl yönetmeli?

Fatura numarası ve ETTN (Evrensel Tekil Tanımlama Numarası) bir e-Faturayı tekil kılan iki kimliktir, vergi kodları ise belgenin vergi sonucunu taşır; yazılımınızda üçünün de tek ve denetlenebilir bir kaynağı olmalıdır.

e-Fatura numarası nasıl oluşur?

e-Fatura numarası, GİB'in UBL-TR kılavuzlarına (yeni sekmede açılır) göre üç haneli alfanümerik bir birim kodu ile 13 haneli müteselsil numaranın birleşimidir. 13 hanenin ilk dördü faturanın yılını, kalan dokuzu sıra numarasını gösterir ve aynı numara bir düzenleyicide iki kez kullanılamaz. VUK 231. madde (yeni sekmede açılır) de faturaların sıra numarası içinde birbirini izlemesini, şubeler ayrı fatura kullanıyorsa seri ayrımı yapılmasını ister.

e-Arşiv Teknik Kılavuzu (yeni sekmede açılır) (Ekim 2026 tarihli 1.19 sürümü) e-Arşiv faturalar için iki numara kuralı koyar: e-Arşiv faturalarda e-Fatura'dakinden farklı birim kodları kullanılır ve internet satışları için yalnızca bu satışlara özgü ayrı birim kodu belirlenir. GİB birim kodu yalnızca portal kullanıcılarına aittir; entegratörler ve entegrasyon kullanıcıları bu kodu kullanamaz.

Yazılım tarafında bu kurallar, numaranın faturanın kaydedildiği veritabanı işlemiyle aynı anda ve tek bir sayaçtan üretilmesi demektir. İki ayrı sunucu ya da iki ayrı kanal kendi sayacını tutarsa, numara atlaması ya da çakışması ortaya çıkabilir. Serileri belge türü ve kanal bazında tek bir tabloda tanımlayın, yıl hanesinin değişimini de o tabloya bağlayın.

ETTN nedir, neden gönderimden önce kaydedilmeli?

ETTN (Evrensel Tekil Tanımlama Numarası), UBL-TR'de faturanın UUID alanına yazılan ve belgenin evrensel tekliğini sağlayan numaradır; gönderimden önce kaydedilmelidir, çünkü zaman aşımında aynı ETTN ile durum sorgulamak çift faturayı önler. ETTN'yi fatura gönderilmeden önce yazılımınızın üretip sipariş kaydının yanına yazmasını isterdim. Entegratörün API'si ETTN'yi kendisi atıyorsa, dönen değeri ilk yanıtta kaydedin ve gönderimden önce sipariş başına kendi tekil anahtarınızı tutun.

KDV, tevkifat ve istisna kodlarını kim belirler?

KDV, tevkifat ve istisna kodlarını yazılımcı değil, GİB'in yayımladığı UBL-TR Kod Listeleri belirler. Bu listeler sürümlenir: Temmuz 2026 tarihli 1.43 numaralı sürümün değişiklik tablosu, istisna ve tevkifat listelerinin 2017'den bu yana defalarca güncellendiğini gösterir. Ben bu kodları koda gömmez, mali müşavirin onayladığı bir tablodan okuturdum; liste değiştiğinde yazılımı yeniden yayınlamak yerine tabloyu güncellersiniz. Yazılımın işi, mali müşavirin verdiği vergi kararını eksiksiz biçimde belgeye taşımaktır.

Zaman aşımında aynı e-Fatura neden iki kez kesilir?

Çift e-Fatura, yazılım entegratöre faturayı gönderip yanıtı alamadan bağlantı koptuğunda ve aynı satışı yeni bir numarayla yeniden gönderdiğinde oluşur. İlk istek aslında başarılı olmuş olabilir; o durumda alıcının elinde iki fatura, sizin kayıtlarınızda iki satış olur. Fazla belgeyi kaldırmak için ret ya da iptal gerekir ve bu işlemler süreye bağlıdır. Kural şudur: tekrar denemeden önce sorgulayın. Bu kural dört adımla kurulur:

• Gönderimden önce kaydedin: fatura numarasını, ETTN'yi ve "gönderiliyor" durumunu tek bir veritabanı işleminde yazın.
• Aynı kimlikle sorgulayın: zaman aşımında yeni numara üretmeyin; aynı ETTN ile entegratöre belgenin durumunu sorun.
• Yanıta göre karar verin: belge entegratörde varsa durumunu güncelleyin, yoksa aynı numara ve ETTN ile yeniden gönderin.
• Kuyruğu izleyin: tekrar denemeleri artan aralıklarla yapın ve belirli bir deneme sayısından sonra bir kişiye bildirim düşürün.

Bekleyen e-Fatura gönderimlerini izlemek, VUK 231. maddedeki düzenleme süresi nedeniyle de önemlidir. VUK 231. maddeye göre fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenir; Hazine ve Maliye Bakanlığı bu süreyi kısaltmaya yetkilidir ve süresinde düzenlenmeyen fatura hiç düzenlenmemiş sayılır. Takılıp kalmış bir gönderim kuyruğu birkaç gün fark edilmezse teknik bir arıza olmaktan çıkar. Yedi günlük süre nedeniyle, 24 saati geçen her bekleyen e-Fatura için bir uyarı kurardım.

e-Faturada kabul, ret, iptal ve irsaliye yanıtı nasıl takip edilir?

e-Faturada kabul, ret, iptal ve irsaliye yanıtı, yazılımınızda her belge için tutulan bir durum kaydıyla takip edilir; ret ve iptal faturanın iletilmesinden sonraki 8 gün, irsaliye yanıtı 7 gün içinde yapılır. GİB'in iptal ve itiraz kılavuzu (yeni sekmede açılır) (sürüm 1.2, Ocak 2025) iki yol tanımlar. Ticari fatura senaryosunda alıcı, fatura kendisine iletildikten sonra 8 gün içinde sistem içinden "Ret Uygulama Yanıtı" gönderebilir; bu senaryo tarafların açık rızasına bağlıdır. Diğer e-Faturalarda iptal talebi yine 8 gün içinde, e-Fatura İptal Portalı'nda mali mühür ya da elektronik imzayla oluşturulur.

GİB'in e-Fatura Uygulaması Entegrasyon Kılavuzu (yeni sekmede açılır) (sürüm 1.10), gönderici birimin faturadan sekiz gün sonra gelen uygulama yanıtlarını kabul etmemesini ve birden fazla yanıt gelirse ilkini esas almasını ister. İrsaliye yanıtı için aynı kılavuzdaki sınır yedi gündür. Yazılımınız da bu süreleri bilmeli; süresi geçmiş bir yanıtı faturanın durumuna yazmamalıdır.

e-İrsaliye'de alıcı, 509 sayılı Tebliğ'e göre malın ne kadarını kabul ettiğini ve kabul etmediği miktarı nedeniyle birlikte e-İrsaliye Yanıtı ile bildirebilir. İrsaliyenin tamamını reddetmek ise yalnızca malın fiili sevkinden önce mümkündür; sevkten sonra gönderilen ret yanıtı hükümsüzdür. Stok tarafında kısmi kabul, geri dönen malın stoka kaydı demektir; bu akışın stok yönünü stok takip programı yazımızda anlattık.

e-Arşiv faturalarda günlük rapor yükümlülüğü vardır: e-Arşiv Teknik Kılavuzu'na göre e-Arşiv raporları günlük dönemler halinde, en geç izleyen günün sonuna kadar, mali mühür ya da nitelikli elektronik sertifikayla onaylanarak GİB'e gönderilir. Entegratörle çalışıyorsanız bu raporu kimin gönderdiğini ve gönderim başarısız olduğunda size nasıl haber verildiğini sözleşmeye yazdırın. Belge takibi için yazılımınızda her belgenin en az şu durumlarını tutardım:

• Hazırlandı: numara ve ETTN üretildi, belge henüz gönderilmedi.
• Gönderildi: entegratör belgeyi aldı ve alındı yanıtı döndü.
• İletildi: belge alıcıya ulaştı ya da e-Arşiv raporuna girdi.
• Kabul veya ret: ticari senaryoda alıcının yanıtı ve ret gerekçesi.
• İptal: iptal talebinin tarihi, kimin başlattığı ve sonucu.
• Hata: entegratörün hata kodu, mesajı ve kaç kez denendiği.

e-Faturalar nerede saklanır, entegratörden nasıl çıkılır?

e-Faturalar mali mühür ya da elektronik imzasıyla birlikte elektronik ortamda saklanır ve bu yükümlülük entegratörle çalışsanız da sizde kalır. 509 sayılı Tebliğ'in muhafaza bölümüne göre e-Belgelerin mükellefin kendi bilgi işlem sistemlerinde saklanması esastır; üçüncü kişiler nezdinde saklama yapılabilir ama bu, muhafaza ve ibrazdaki asli sorumluluğu ortadan kaldırmaz. Entegratörden çıkışı ise imzalı XML'in kendi kopyanız, durum geçmişi ve sözleşmede yazılı toplu dışa aktarma hakkı güvenceye alır. Mührün doğrulaması yalnızca elektronik ortamda yapılabildiği için kâğıda basılmış kopya yeterli değildir.

Saklama süresi için VUK 253. madde, defter tutanların belgeleri ilgili yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl saklamasını ister. VUK 256. madde de bu kayıtlara erişim için gereken bilgi ve şifrelerin istendiğinde ibrazını şart koşar. Bu süre VUK'a göredir; diğer mevzuattaki süreleri hukukçunuzla teyit edin.

Entegratörün saklaması 509 sayılı Tebliğ'e göre sorumluluğu kaldırmadığı için "entegratör zaten saklıyor" cümlesine güvenmem. Entegratör değiştiğinde ya da sözleşme bittiğinde geçmiş yılların belgelerine nasıl ulaşacağınız ilk gün yazılı olmalıdır. e-Arşiv tarafında kılavuz bir geçiş kuralı da koyar: entegratör değişikliği ay sonu itibarıyla yapılır ve o ayın paketleri bölünmeden mevcut entegratörle tamamlanır. Bir entegrasyonda çıkış yolunu şu maddeler güvenceye alır:

• İmzalı XML'in kendi kopyanız: gönderilen ve alınan her belgenin mühürlü UBL-TR dosyası sizin depolamanızda.
• Yanıtlar ve durum geçmişi: uygulama yanıtları, iptal kayıtları ve hata günlükleri faturanın yanında.
• Toplu dışa aktarma hakkı: format, süre ve ücretiyle sözleşmede yazılı; yazılım hizmet sözleşmesi kontrol listemiz benzer maddeleri tartışır.
• Tek bir bağlantı katmanı: entegratörle konuşan kod tek bir modülde; entegratör değişirse yalnızca o modül yeniden yazılır.
• Görüntüleme yolu: belgeleri okunur halde açacak bir araç; GİB bunun için bir e-Fatura görüntüleyicisi ve kullanım kılavuzu yayımlar.

e-Fatura entegrasyonunun maliyetini ve süresini ne belirler?

e-Fatura entegrasyonunun maliyetini belge türü sayısı, faturanın doğduğu kanal sayısı ve özel fatura tipleri belirler; entegratörün ücreti bunun dışında ayrı bir kalemdir. Bu yazıda fiyat vermiyorum, çünkü kalemlerin ağırlığı şirketten şirkete değişir. Teklifleri okurken şu kalemlere bakardım:

• Belge türleri: yalnızca e-Arşiv mi, yoksa e-Fatura ve e-İrsaliye de mi? Her tür ayrı alanlar, yanıtlar ve testler demektir.
• Kanal sayısı: web sitesi, pazaryeri, bayi portalı ve saha satışı ayrı veri kaynaklarıdır. Pazaryeri tarafını pazaryeri entegrasyonu yazımızda ele aldık.
• Özel fatura tipleri: ihracat, tevkifat, istisna ya da iade faturaları kod listesi ve test yükünü artırır.
• Veri kalitesi: müşteri kartlarında vergi numarası, adres ve unvan eksikse entegrasyondan önce veri temizliği gerekir.
• Entegratörün ücret modeli: ücretin neye göre hesaplandığını teklifte yazılı isteyin ve üç yıllık toplamı kendi hacminizle hesaplayın.

Belge türü, kanal sayısı ve özel fatura tipleri e-Fatura projesinin süresini de belirler. Bir teklifte hangilerinin kapsamda olduğunu tek tek yazılı görmek isterdim; "entegrasyon dahil" gibi tek satırlık bir ifade, ret, iptal ve arşiv işlerinin kimde kaldığını söylemez. Teklif karşılaştırmasının genel yöntemini yazılım yaptırma maliyeti yazımızda anlattık.

Entegratör ya da yazılım firmasıyla görüşmede ne sorulmalı?

e-Fatura görüşmesinde test ortamını, ETTN'yi kimin ürettiğini, e-Arşiv raporunu, dışa aktarmayı ve kaynak kodun kimde kalacağını sorun; şu sorular teknik riskin nerede durduğunu hızlıca gösterir:

• Test ortamı var mı, ret ve iptal senaryoları orada denenebiliyor mu?
• ETTN'yi biz mi üretiyoruz, siz mi? Zaman aşımında durum sorgusu nasıl yapılıyor?
• e-Arşiv raporu kim tarafından, ne zaman gönderiliyor; başarısız olursa bize nasıl haber veriliyor?
• Geçmiş belgelerin toplu dışa aktarımı hangi formatta yapılıyor ve ücreti ne?
• Sözleşme biterse geçmiş belgelere ne kadar süre erişebiliriz?
• Yazılım tarafında kaynak kod, sunucu ve alan adı kimin adına olacak?

e-Fatura projelerinde hangi tasarım hataları sorun çıkarır?

e-Fatura projelerinde şu tasarım hataları GİB'in numara, yanıt ve saklama kurallarına uymayı zorlaştırır:

• Numarayı iki ayrı yerde, örneğin web sitesinde ve muhasebe programında ayrı sayaçlarla üretmek.
• Zaman aşımında aynı satışı yeni bir numarayla yeniden göndermek.
• Arşivi yalnızca PDF olarak tutmak, imzalı XML'i saklamamak.
• Vergi kodlarını yazılımın koduna gömmek.
• Ret ve iptal senaryolarını test etmeden canlıya çıkmak.
• e-İrsaliye'yi mal yola çıktıktan sonra reddetmeye çalışmak.

UlvionTech bir e-Fatura entegrasyonunu nasıl kurardı?

UlvionTech, şirketlere özel web uygulaması ve yazılım geliştiren İstanbul merkezli bir firmadır. Siparişleri bir web sitesinden ve bir bayi portalından gelen, faturasını bir panele elle giren bir şirket için UlvionTech'in kuracağı düzen, entegratörü taşıyıcı olarak bırakıp iş kurallarını şirketin kendi yazılımına almaktır. İlk iş olarak mali müşavirle belge türlerini ve serileri yazıya dökerdik; kodu ondan sonra açardık.

UlvionTech'in şirket yazılımına ekleyeceği faturalama modülü şunları içerirdi: tek sayaçtan numara, gönderimden önce ETTN, belge başına durum tablosu, zaman aşımında önce sorgulayan tekrar deneme kuralı, imzalı XML'in şirketin kendi depolamasına kopyası ve entegratör kayıtlarıyla günlük mutabakat.

UlvionTech'te işe kapsamı yazıya dökerek başlarız, yazılı kapsamdan sonra sabit fiyat veririz; kaynak kod, sunucu ve alan adı müşterinin adına kurulur. Bu tür bir modül, sipariş akışını zaten yöneten bir web uygulamasının parçası olarak anlam kazanır. Bayi siparişleri için B2B portal yazımız, e-ticaret tarafı için e-ticaret sitesi kurma maliyeti yazımız ilgili kararları anlatır.

e-Fatura için hangi durumda UlvionTech ile çalışmamalısınız?

Faturanız bir yazılımda doğmuyorsa ya da mevcut programınız ihtiyacınızı karşılıyorsa, e-Fatura için UlvionTech'e ya da başka bir yazılım firmasına özel yazılım yaptırmanız gerekmez. Dört durumda size başka bir yol önerirdim:

• Ayda az sayıda fatura kesiyorsanız: GİB'in ücretsiz portalı ya da bir entegratörün paneli yeterlidir.
• Ön muhasebe programınız işinizi görüyorsa: siparişleriniz zaten o programda oluşuyor ve entegratör bağlantısı hazırsa, ayrı bir modül eklemek masraftır.
• İçeride bir yazılım ekibiniz varsa: entegratörün API dokümanı ve GİB kılavuzlarıyla bu iş içeride yapılabilir; dışarıdan yalnızca kod incelemesi almak yeterli olabilir.
• Sorununuz vergi yorumuysa: hangi satışın istisnalı ya da tevkifatlı olduğunu yazılım değil, mali müşaviriniz belirler.

Siparişleriniz birden fazla kanaldan geliyor ve aynı bilgiyi faturaya elle taşımak hata üretiyorsa, hangi kanalların ve belge türlerinin işin içinde olduğunu bize yazarak anlatabilirsiniz; hangi parçanın yazılımınızda, hangisinin entegratörde kalması gerektiğini birlikte çıkarırız.

Fotoğraf kredisi: sunucu odası fotoğrafı, Carl Lender, Wikimedia Commons (yeni sekmede açılır) (kırpıldı), lisans: CC BY 2.0 (yeni sekmede açılır). Diğer fotoğraflar CC0 ve kamu malıdır.