İçeriğe geç

Yazılım Geliştirme

Online randevu sistemi nasıl kurulur? Klinikler için rehber

Emre Aydın · Kıdemli Yazılım Mühendisi16 dk

Takvim kuralları, hatırlatma, gelmeyen hasta, çok dilli ön kayıt ve KVKK: kliniğiniz için hazır program mı, özel randevu sistemi mi, adım adım karar verin.

Muayenehanede masasında bilgisayarla çalışan beyaz önlüklü bir doktor
içindekiler
  1. Online randevu sistemi nedir, klinikte hangi işi üstlenir?
  2. Klinik randevu sisteminde takvim kuralları nasıl kurulmalı?
  3. İşlem süresi ve tampon süre nasıl ayarlanır?
  4. Aynı saate iki randevu verilmesi nasıl engellenir?
  5. Hekim, oda ve cihaz takvimi neden ayrı tutulur?
  6. Yurt dışından randevu alan hastada saat dilimi nasıl yönetilir?
  7. Hatırlatma mesajları ve gelmeyen hasta nasıl yönetilir?
  8. Hatırlatma ne zaman ve hangi kanaldan gönderilmeli?
  9. Teyit, iptal ve bekleme listesi nasıl çalışmalı?
  10. Kapora ve iptal kuralı ne zaman gerekir?
  11. Çok dilli ön kayıt formunda hangi bilgiler sorulmalı?
  12. Hasta verisi KVKK açısından neden ayrı dikkat ister?
  13. Hazır randevu programı mı, özel randevu sistemi mi?
  14. Hazır program ne zaman yeterlidir?
  15. Özel randevu sistemi ne zaman gerekir?
  16. Online randevu sistemi adım adım nasıl oluşturulur?
  17. Teklif görüşmesine hangi soruları götürmelisiniz?
  18. Online randevu sisteminin maliyeti ve süresi neye göre değişir?
  19. Bütçeyi boşa harcatan hatalar hangileri?
  20. UlvionTech bir klinik için online randevu sistemini nasıl kurardı?
  21. Hangi durumda UlvionTech ile çalışmamalısınız?

Online randevu sistemi kurmak için önce takvim kurallarını yazıya dökersiniz: hangi işlem kaç dakika sürer, iki randevu arasına ne kadar pay girer, hangi hekim hangi odada çalışır. Ardından hatırlatma ve iptal akışını, ön kayıt formunu ve hasta verisinin nerede saklanacağını belirlersiniz. Hazır program seçmek ya da yazılım yaptırmak bu kararlardan sonra gelir.

Kuralları önce yazmanızı öneririm, çünkü yazılımı önce seçerseniz kliniğin işleyişi zamanla o yazılımın ayarlarına göre şekillenmeye başlar. Kuralları önce yazarsanız elinizde bir ölçü olur; hazır bir programın size uyup uymadığını da, özel bir sistemin neyi kapsaması gerektiğini de aynı listeyle tartarsınız. Bu rehberi klinikler için yazdım; fizyoterapi merkezi gibi randevuyla çalışan diğer sağlık işletmelerine de büyük ölçüde uyar. Masa ve kişi sayısına dayanan restoran rezervasyonu ayrı bir konu; onu restoran rezervasyon programı rehberimizde ele aldık.

Online randevu sistemi nedir, klinikte hangi işi üstlenir?

Online randevu sistemi, hastanın ya da müşterinin boş saatleri kendisi görüp randevu aldığı, kliniğin de bütün randevuları tek takvimde yönettiği web tabanlı bir yazılımdır. Telefonla verilen randevudan farkı, kuralların bir kişinin aklında değil sistemde durmasıdır: aynı saate ikinci randevu verilmez, işlem süresi kendiliğinden hesaplanır, hatırlatma mesajı zamanında gider.

Bir online randevu sistemi genellikle dört parçadan oluşur: hastanın gördüğü randevu sayfası, personelin kullandığı yönetim paneli, bildirim altyapısı ve kayıtların tutulduğu veritabanı. Bulut tabanlı (SaaS) bir hazır programda bu dört parça sağlayıcının sunucusunda çalışır. Özel yazılmış bir sistemde ise sunucuyu siz seçersiniz ve randevu sayfası kendi alan adınızda açılır.

Klinik randevu sisteminde takvim kuralları nasıl kurulmalı?

Klinik randevu sisteminde takvim kuralları beş başlıkta kurulur: işlem süresi, tampon süre, çift randevu kilidi, personel ve kaynak takvimi, saat dilimi. Sistemin kalitesini ekrandaki tasarımdan çok bu kurallar belirler. İlk toplantıda bu başlıkları bir tablo olarak doldurun; her satır yazılımda ya bir ayara ya da bir geliştirme kalemine dönüşür.

Beş takvim kuralının işlevi ve eksik kaldığında ortaya çıkan sorun:

Ne işe yararAyarlanmazsa ne olur
İşlem süresi

Her işlemin takvimde kaç dakika kaplayacağını belirler.

Uzun işlemler kısa kutulara sıkışır, gün içinde gecikme birikir.

Tampon süre

İki randevu arasına hazırlık ve temizlik payı koyar.

Hekim hazırlıksız bir sonraki hastaya geçer ya da randevular kayar.

Çift randevu kilidi

Aynı saate ikinci kaydı sunucu tarafında reddeder.

Online ve telefonla verilen randevular aynı saate düşer.

Kaynak takvimi

Hekim, oda ve cihazın aynı anda boş olmasını şart koşar.

Hekim boş görünür ama oda ya da cihaz doludur.

Saat dilimi

Yurt dışındaki hastaya randevu saatini kendi saatine çevirerek gösterir.

Hasta randevusuna bir ya da iki saat kaymayla gelir.

İşlem süresi ve tampon süre nasıl ayarlanır?

Tampon süre, iki randevu arasına konan hazırlık ya da temizlik payıdır ve hastaya gösterilmez. Her işlemin süresi ayrı tanımlanmalıdır: ilk muayene, kontrol ve uzun bir uygulama aynı 30 dakikalık kutuya sığmaz. Tamponu işlem başına mı, hekim başına mı tanımlayacağınız ayrı bir karardır. Ben işlem başına tanımlamayı tercih ederim, çünkü temizlik ve hazırlık ihtiyacı hekimden çok işleme bağlıdır. Bir hazır programı denerken ilk bakmanız gereken ayar, tamponun işlem başına tanımlanıp tanımlanamadığıdır.

Aynı saate iki randevu verilmesi nasıl engellenir?

Çift randevu, iki kişinin aynı boş saati birkaç saniye arayla seçmesiyle ya da telefonla verilen randevunun online takvime işlenmemesiyle oluşur. İyi kurulmuş bir sistem seçilen saati, hasta formu doldururken birkaç dakikalığına tutar ve kayıt sırasında aynı saat için ikinci kaydı reddeder. Bu kontrol sunucu tarafında yapılmalıdır; yalnızca tarayıcıda yapılan kontrol, aynı anda gelen iki isteği ayırt edemez. Resepsiyonun telefonla verdiği randevular da aynı takvime girmelidir. Ayrı bir defter tutulduğu sürece yazılım çakışmayı önleyemez; bu yüzden eski kayıtları geçiş gününde tek seferde takvime aktarmanızı öneririm.

Hekim, oda ve cihaz takvimi neden ayrı tutulur?

Bir randevu sıklıkla birden fazla kaynağı aynı anda kullanır: bir hekim, bir oda ve bazen bir cihaz. İyi kurulmuş bir sistem bu üçünü ayrı takvimler olarak tutar ve randevuyu ancak üçü de boşsa açar. Hekimin izinleri, nöbetleri ve haftalık çalışma düzeni de bu takvimin parçasıdır; birden fazla şube varsa aynı hekimin hangi gün hangi şubede olduğu ayrıca tanımlanır. Bu katmanı hazır program ile özel sistem arasındaki en belirleyici fark olarak görüyorum. Kliniğinizin kaynak düzeni bir programın modeline uymuyorsa, eksik kalan kısmı her gün elle düzeltirsiniz.

Yurt dışından randevu alan hastada saat dilimi nasıl yönetilir?

Yurt dışından randevu alan hastaya saat kendi saat diliminde gösterilmeli, klinik takviminde ise İstanbul saatiyle görünmelidir. IANA zaman dilimi veritabanına göre Ekim 2026 itibarıyla Türkiye, Eylül 2016'dan beri yıl boyunca UTC+3 kullanıyor; Avrupa Birliği ülkeleri ise mart ve ekimin son pazar günü saat değiştirdiği için Orta Avrupa ile fark yılın bir kısmında 1, bir kısmında 2 saat oluyor (IANA tz veritabanı, Europe/Istanbul kaydı (yeni sekmede açılır)). Randevuyu kliniğin saat dilimi bilgisiyle (Europe/Istanbul) saklayıp ekranda hastanın saatine çevirmek bu farkı çözer. Yabancı hastanın çok olduğu kliniklerde bu ayrıntı ilk sürümde olmalı; sonradan eklemek, birikmiş bütün kayıtların saatini yeniden kontrol etmek demektir.

Muayene masasında klavye ve fareyle bilgisayar kullanan bir doktorun elleri

Hatırlatma mesajları ve gelmeyen hasta nasıl yönetilir?

Gelmeyen hasta, üç parçalı bir akışla yönetilir: zamanında giden hatırlatma, tek dokunuşla teyit ya da iptal ve boşalan saatin bekleme listesine açılması. Bu akış sorunu tek başına bitirmez ama boş kalacak saatin önceden fark edilmesini sağlar. İnternette gelmeme oranları için dolaşan yüzdelerin kaynağı çoğunlukla belirsiz olduğu için burada rakam vermeyeceğim; kendi oranınızı sistem kurulduktan sonraki ilk aylarda ölçmek daha güvenilir bir başlangıç olur.

Hatırlatma ne zaman ve hangi kanaldan gönderilmeli?

Hatırlatmanın zamanı işleme göre değişir: hazırlık gerektiren bir işlem için birkaç gün önce, kısa bir kontrol için bir gün önce gönderilen mesaj daha anlamlıdır. Kanal olarak SMS, e-posta ve WhatsApp kullanılabilir; her birinin kurulum işi, mesaj başına ücreti ve teslim güvencesi farklıdır. WhatsApp'ta randevu hatırlatması onaylı bir şablon mesajla gider. Meta'nın Ekim 2026 itibarıyla yayımlı belgelerine göre fayda (utility) şablonları genellikle kullanıcının bir işlemine ya da talebine yanıt olarak gönderilir; şablona pazarlama içeriği eklenirse şablon pazarlama kategorisine alınır (Meta geliştirici belgeleri (yeni sekmede açılır)).

Hatırlatma mesajına kampanya duyurusu eklemeyin; mesajın kategorisi değişirse ücreti de değişebilir. Mesaj başına ücretlerin nasıl hesaplandığını WhatsApp Business API fiyatı yazımızda, hastaların sık sorularını yanıtlayan bir botun nasıl kurulduğunu da WhatsApp chatbot rehberimizde anlattık.

Teyit, iptal ve bekleme listesi nasıl çalışmalı?

Hatırlatma mesajında hasta tek tıkla teyit edebilmeli ya da iptal edebilmelidir; iptal etmek için telefon açması gereken hasta, haber vermeden gelmemeyi daha kolay bulabilir. Boşalan saat, bekleme listesindeki hastalara otomatik olarak açılabilir ve ilk yanıt veren saati alır. Teyit gelmeyen randevuları bir gün önce resepsiyona liste olarak düşürmek, son bir telefon aramasını kolaylaştırır. Ben bu listeyi otomatik iptalden daha güvenli buluyorum, çünkü teyit etmeyen hastanın bir kısmı mesajı yalnızca görmemiştir.

Kapora ve iptal kuralı ne zaman gerekir?

Uzun ya da hazırlık gerektiren işlemlerde online ön ödeme veya kapora almak, gelmeme riskini klinikle hasta arasında paylaştırır; ama her işlem için uygun bir araç değildir. Kapora almak, sanal pos entegrasyonu, iade kuralı ve muhasebe kaydı gerektirir. Ben kaporayı ilk sürümde yalnızca ihtiyaç duyulan işlemlere sınırlardım. Ücretsiz iptalin kaç saat öncesine kadar mümkün olduğunu randevu anında açıkça göstermek, sonradan çıkabilecek tartışmayı azaltır. İade ve tüketici hakları gibi hukuki ayrıntılar için bir hukukçunun görüşünü almanızı öneririm.

Çok dilli ön kayıt formunda hangi bilgiler sorulmalı?

Çok dilli bir ön kayıt formunda iletişim bilgisi, randevu nedeni, ülke ve saat dilimi, yalnızca gerekli sağlık soruları, aydınlatma metni ile açık rıza ve hatırlatma tercihi sorulmalıdır. Bu form, randevu sisteminde en çok kişisel verinin biriktiği yerdir. Ben formu kısa tutmayı ve her alanın neden sorulduğunu bir cümleyle açıklamayı öneririm; gereksiz her alan hem formun yarıda bırakılma ihtimalini artırır hem de saklamanız gereken veriyi çoğaltır. Formun dilleri sitenin dilleriyle aynı olmalı; İngilizce sayfadan gelen hasta Türkçe bir formla karşılaşmamalı.

Bir ön kayıt formu için şu alanlar yeterli bir başlangıçtır:

  • Kimlik ve iletişim: ad, telefon, e-posta, tercih ettiği iletişim dili ve kanalı.
  • Randevu nedeni: işlem ya da bölüm seçimi; serbest metin yerine seçenekli alanlar.
  • Ülke ve saat dilimi: yurt dışındaki hastanın randevu saatini doğru görmesi için.
  • Sağlıkla ilgili sorular: yalnızca randevudan önce gerçekten gerekenler; ayrıntı muayenede alınır.
  • Aydınlatma metni ve gerekiyorsa açık rıza: ayrı ayrı ve önceden işaretlenmemiş kutularla.
  • Hatırlatma tercihi: hastanın hangi kanaldan mesaj almak istediği.

Formdaki sağlık yanıtlarını iletişim bilgilerinden ayrı tutmak, erişim yetkisini ayırmayı kolaylaştırır: resepsiyon iletişim bilgisini görür, sağlık yanıtlarını yalnızca ilgili hekim görür. Tahlil ya da görüntü gibi dosya yüklemesi gerekiyorsa, dosyaların şifreli bir depoda tutulmasını ve indirme bağlantılarının süreli olmasını isterim.

Hasta verisi KVKK açısından neden ayrı dikkat ister?

Hasta verisi, KVKK'da özel nitelikli kişisel veri sayıldığı için bir randevu sisteminin en hassas kısmıdır. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 6. maddesi sağlıkla ilgili verileri özel nitelikli veriler arasında sayar (6698 sayılı Kanun, mevzuat.gov.tr (yeni sekmede açılır)). Maddenin işleme şartlarını düzenleyen 3. fıkrası 2 Mart 2024 tarihli 7499 sayılı Kanunla değişti (kanun metnindeki not: Değişik 2/3/2024-7499/33 md.). Ekim 2026 itibarıyla sağlık verisi açık rızanın yanında kanunda sayılan başka şartlarla da işlenebiliyor; bunlardan biri, verinin sır saklama yükümlülüğü altındaki kişilerce tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi amacıyla gerekli olmasıdır (Kanun md. 6/3-e).

KVKK'nın 6. maddesinin 4. fıkrası, sağlık verisi gibi özel nitelikli veriler işlenirken Kurul'un belirlediği yeterli önlemlerin alınmasını şart koşar. Kurul'un 31 Ocak 2018 tarihli ve 2018/10 sayılı kararı bu önlemleri sayar: ayrı bir politika ve prosedür, çalışan eğitimi ve gizlilik sözleşmesi, yetkilerin düzenli kontrolü, verinin şifreli saklanması, işlemlerin kayıt altına alınması ve uzaktan erişimde en az iki aşamalı kimlik doğrulama (KVKK, 2018/10 sayılı Kurul Kararı (yeni sekmede açılır)). Bu liste bir yazılım ekibi için doğrudan bir gereksinim listesidir; bir randevu sistemi teklifinde bu maddelerin karşılığını tek tek arayın.

Verinin nerede saklandığı ayrı bir sorudur. KVKK'nın 9. maddesi (yeni sekmede açılır) de 2024'te değişti (kanun metnindeki not: Değişik 2/3/2024-7499/34 md.); yurt dışına aktarımı, 5. ya da 6. maddedeki bir şartın yanında aktarım yapılan ülke hakkında yeterlilik kararı bulunması gibi koşullara bağlıyor. Bulut tabanlı bir programın sunucusu yurt dışındaysa, sağlayıcıya aktarımın hangi dayanakla yapıldığını sorun; özel bir sistemde sunucunun yerini siz seçersiniz. Burada yazdıklarım bilgi amaçlıdır, hukuki görüş değildir. Kliniğinizin aydınlatma metni ve rıza kurgusu için bir KVKK hukukçusuyla çalışmanızı öneririm.

Bir hastanede kapıların sıralandığı boş ve uzun koridor

Hazır randevu programı mı, özel randevu sistemi mi?

Hazır randevu programı ile özel randevu sistemi arasındaki seçim, kliniğinizin kurallarının ne kadar standart olduğuna ve verinin kimde duracağına bağlıdır. Ben özel yazılımı, kurallar kliniğe özgü olduğunda ve sistem uzun yıllar kullanılacaksa öne çıkarırım. Bedeli ise şu: daha uzun bir ilk sürüm, daha yüksek bir başlangıç maliyeti ve sistemi sahiplenecek birine duyulan ihtiyaç.

Hazır program ile özel randevu sisteminin ölçüt bazında karşılaştırması:

Özel randevu sistemiHazır (abonelikli) program
Takvim kuralları

Kliniğin kendi kuralları koda yazılır: işlem başına tampon, oda ve cihaz takvimi, şube düzeni.

Programın sunduğu ayarlarla sınırlıdır; uymayan kural elle yönetilir.

Veri sahipliği ve konumu

Veritabanı, sunucu ve alan adı kliniğin adınadır; sunucunun yerini klinik seçer.

Veri sağlayıcının sunucusundadır; dışa aktarma ve konum sözleşmeye bağlıdır.

Uzun vadeli maliyet

Yapım bedeli baştadır, sonra barındırma ve bakım gelir; hekim ya da şube eklemek lisans ücreti doğurmaz ama yeni kurallar geliştirme ve test gerektirebilir.

Başlangıç düşüktür; aylık ücret genellikle personel, şube ve mesaj sayısıyla artar.

Entegrasyonlar

Kendi siteniz, muhasebe programınız, mesaj altyapınız ve mevcut kayıt sisteminizle istediğiniz bağlantı kurulur.

Sağlayıcının hazır sunduğu entegrasyonlarla sınırlıdır.

Marka ve alan adı

Randevu sayfası kendi alan adınızda ve kendi tasarımınızla açılır.

Sayfa sıklıkla sağlayıcının adresinde ya da sitenize gömülü bir pencerede açılır.

Değişiklik hızı

Yeni kural ya da alan sizin önceliğinize göre eklenir; her değişiklik ayrıca fiyatlanan bir geliştirme işidir.

Yeni özellik sağlayıcının yol haritasına bağlıdır.

İlk sürüm ve sorumluluk

Haftalar sürer; sistemi sahiplenecek biri ve yazılı bir bakım planı gerekir.

Aynı gün kullanılabilir; bakım sağlayıcıdadır.

Yapay zekâ destekli geliştirme araçları özel yazılımın ilk sürümünü hızlandırabiliyor ve bu da iki seçenek arasındaki başlangıç maliyeti farkını daraltabiliyor; bu araçların nerede işe yarayıp nerede yaramadığını yapay zekâ ile uygulama geliştirme yazımızda anlattık. Hazır program ile özel sistem arasındaki kararı 3-5 yıllık toplam maliyetle verin: bir tarafa aylık ücreti, personel ve şube arttıkça büyüyen kalemleri ve mesaj ücretlerini, diğer tarafa yapım, barındırma ve bakımı yazın. Konunun genel çerçevesi için özel yazılım mı hazır yazılım mı rehberimize bakabilirsiniz.

Hazır program ne zaman yeterlidir?

Hazır bir randevu programı, kurallarınız standart ve ölçeğiniz küçükse yeterlidir. Şu durumlarda ben de hazır programla başlardım:

  • Tek hekim ya da küçük bir ekip: takvim kurallarınız basit ve standart.
  • Tek şube, tek dil: yurt dışından hasta ya da çok dilli form ihtiyacınız yok.
  • Önce talebi ölçmek istiyorsunuz: hastalarınızın online randevuya ne kadar geçeceğini görmeden yatırım yapmak istemiyorsunuz.
  • Teknik sorumluluğu alacak kimse yok: bakımın sağlayıcıda kalması sizin için bir avantaj.

Özel randevu sistemi ne zaman gerekir?

Özel bir randevu sistemi, kurallarınız bir programın ayarlarına sığmadığında ve verinin kontrolü sizde kalmalıysa gerekir. Şu durumlarda özel sistemi öneririm:

  • Kurallar kliniğe özgü: işlem başına tampon, oda ve cihaz takvimi, şubeler arasında çalışan hekimler.
  • Yabancı hasta çok: saat dilimi, çok dilli form ve hastanın kendi dilinde hatırlatma.
  • Verinin yeri sizin kararınız olmalı: sağlık verisinin hangi sunucuda ve kimin erişimiyle tutulduğunu siz belirlemek istiyorsunuz.
  • Sistemi kendi yazılımlarınıza bağlamanız gerekiyor: web siteniz, müşteri takip programınız, muhasebe ya da mesajlaşma altyapınız.
  • Abonelik ücreti büyüyor: personel ve şube sayısıyla artan aylık ücretin 3-5 yıllık toplamı yapım bedelini geçiyor.

Online randevu sistemi adım adım nasıl oluşturulur?

Online randevu sistemi oluşturmanın sırası, yazılım seçiminden önce kuralları ve veriyi netleştirmekle başlar. Önerdiğim sıra şu; ilk beş adım hazır program seçecek olsanız da aynıdır.

  1. İşlem listesini çıkarın: her işlemin süresi, tamponu, hangi hekim ve odayla yapıldığı.
  2. Online açılacak işlemleri seçin: ön görüşme gerektirenleri ayırın ve onlar için yalnızca talep formu açın.
  3. Çalışma düzenini yazın: hekim takvimleri, izinler, şubeler ve tatil günleri.
  4. Hatırlatma ve iptal kurallarını belirleyin: kaç saat önce, hangi kanaldan, iptal ve kapora kuralı.
  5. Ön kayıt formunu ve KVKK metinlerini hazırlayın: alanlar, diller, aydınlatma metni ve rıza kutuları.
  6. İlk sürümü kapsamlayın ve kurun: randevu sayfası, yönetim paneli ve bildirimler; geri kalanı sonraki sürüme.
  7. Eski kayıtları geçiş gününde tek seferde taşıyın: ilk haftadan itibaren telefonla verilen randevular da yalnızca yeni takvime girsin.
  8. İlk ayların verisini ölçün: gelmeme, iptal ve online randevu oranı; kuralları bu veriye göre ayarlayın.

Bu adımları yazıya dökmek için yazılım yaptırmak istiyorum brief şablonunu kullanabilirsiniz. Brief ne kadar netse, gelen teklifler de o kadar karşılaştırılabilir olur. Eski kayıtlarınız bir tabloda duruyorsa, temizlik ve taşıma işini Excel'den yazılıma geçiş rehberimizdeki sırayla planlamak işinizi kolaylaştırır.

Teklif görüşmesine hangi soruları götürmelisiniz?

Teklif görüşmesinde sorulacak sorular, takvim kurallarını, veri güvenliğini ve sistemden çıkış hakkınızı sınamalıdır:

  • Aynı saate iki randevu girilmesini sunucu tarafında nasıl engelliyorsunuz?
  • İşlem başına farklı süre ve tampon tanımlanabiliyor mu?
  • Hekim, oda ve cihaz takvimi ayrı ayrı tutuluyor mu?
  • Hasta verisi hangi ülkede, hangi sunucuda saklanıyor; yedekler nerede duruyor?
  • Veri şifreli mi saklanıyor, işlemler kayıt altına alınıyor mu, uzaktan erişimde iki aşamalı doğrulama var mı?
  • Sistemden ayrılırsam bütün kayıtları hangi biçimde alabilirim?
  • Kaynak kod, sunucu ve alan adı kimin adına kayıtlı olacak?
  • Destek süresi ve bakım kapsamı yazılı olarak nerede tanımlanıyor?

Online randevu sisteminin maliyeti ve süresi neye göre değişir?

Online randevu sisteminin maliyetini ve süresini en çok kaynak modeli, entegrasyonlar ve dil sayısı belirler; ekran sayısı tahmin edildiği kadar belirleyici değildir. Bu yazıda fiyat aralığı vermiyorum, çünkü kaynağı gösterilebilecek bir aralık yok ve her klinik farklı bir kapsamla geliyor. Onun yerine bütçeyi hangi kalemlerin büyüttüğünü ve bunu teklif aşamasında nasıl sınayacağınızı yazıyorum.

  • Kaynak modeli: yalnızca hekim takvimi basittir; oda, cihaz ve şube eklendikçe kural ve test sayısı artar.
  • Dil sayısı: her dil, form, mesaj şablonu ve bildirim metni için ayrı içerik ve kontrol demektir.
  • Entegrasyonlar: sanal pos, muhasebe, mesaj altyapısı ya da mevcut hasta kayıt sistemi; her biri ayrı bir bağlantı ve test kalemidir.
  • Bildirim kanalları: SMS, e-posta ve WhatsApp'ın kurulum işi ve mesaj başına ücreti birbirinden farklıdır.
  • Mobil uygulama: randevu almak için mobil uyumlu bir web sayfası çoğu durumda yeterlidir; uygulama mağazası süreci ayrı süre ve bakım ekler (mobil uygulama mı web uygulaması mı).
  • Veri taşıma: eski tablolardan ya da başka bir programdan kayıt aktarmanın süresini büyük ölçüde verinin ne kadar dağınık olduğu belirler.

Teklifleri karşılaştırırken her firmadan bu kalemleri ayrı ayrı yazmasını isteyin; tek satırlık bir toplam, neyin dahil olmadığını göstermez.

Online randevu sisteminin yapım süresini de kaynak modeli, dil sayısı ve entegrasyonlar belirler: her entegrasyon ayrı bir test turu, her dil ayrı bir içerik kontrolü, uygulama mağazası ise ayrı bir onay süreci ekler. Ben ilk sürümü yalnızca hekim ve oda takvimi, ön kayıt formu ve hatırlatmayla sınırlayıp entegrasyonları ikinci sürüme bırakırdım; böylece takvim kuralları canlı veriyle sınanırken bekleyen işler sırasını bekler. Kapsam ile fiyatın birlikte nasıl okunacağını yazılım yaptırma maliyeti ve teklif karşılaştırma yazımızda anlattık.

Bütçeyi boşa harcatan hatalar hangileri?

Bütçeyi boşa harcatan hatalar, randevu sistemine geçerken kuralların ve verinin baştan netleşmemesinden doğar:

  • Kuralları yazmadan yazılım seçmek: kliniğin işleyişi programın ayarlarına göre değişmeye başlar.
  • Telefon randevularını ayrı tutmak: iki takvim olduğu sürece çakışma sürer.
  • Bütün işlemleri online açmak: ön görüşme gerektiren işlemler yanlış eşleşmeler ve boş saatler üretir.
  • Formu uzatmak: gereksiz her sağlık sorusu formun yarıda bırakılma ihtimalini ve saklanan veriyi artırır.
  • Hatırlatmaya kampanya eklemek: mesajın kategorisini ve ücretini değiştirebilir.
  • Veri çıkışını sormamak: programdan ayrılmak istediğinizde kayıtların biçimi baştan belli olmalıdır.

UlvionTech bir klinik için online randevu sistemini nasıl kurardı?

Tek şubeli, birkaç hekimli ve yurt dışından hasta alan bir klinik için önerimiz, randevu sistemini mevcut sitenin içine ve kliniğin kendi alan adına kurmak olurdu. İlk sürümde hekim ve oda takvimini, işlem başına süre ve tamponu, iki dilli ön kayıt formunu, e-posta ve WhatsApp hatırlatmasını ve yönetim panelini yapardık. Kapora, muhasebe entegrasyonu ve ikinci şube ikinci sürüme kalırdı. Bu sırayla klinik ilk haftadan itibaren kendi randevu verisini toplar ve ikinci sürümün kapsamı varsayıma değil bu veriye dayanır.

Sağlık alanında yaptığımız üç proje de (estetik cerrahi grubu için işlem odaklı site, sağlık turizmi danışmanlığı için kurumsal site ve sağlık turizmi koordinatörü için çok dilli site) tanıtım ve bilgilendirme sitesidir; hiçbirinde randevu takvimi yoktur. Ben olsam online randevu motorunu, kliniğin form, telefon ve WhatsApp ile kurduğu ilk temas düzeni oturduktan sonra ikinci adım olarak eklerdim; hangi işlemlerin doğrudan online randevuya açılacağını, hangilerinin önce ön görüşme gerektirdiğini ancak o zaman sağlıklı biçimde ayırırsınız.

UlvionTech olarak her projeye kapsamı yazıya dökerek başlıyoruz; sabit fiyat yazılı kapsamdan sonra gelir. Kod deposu, sunucu ve alan adı ilk günden kliniğin adına açılır, destek süresi yazılı olarak belirlenir ve görüşmelerde doğrudan sistemi geliştirecek mühendislerle konuşursunuz. Web uygulamalarını nasıl geliştirdiğimizi web uygulamaları hizmet sayfamızda anlattık.

Hangi durumda UlvionTech ile çalışmamalısınız?

Randevu ihtiyacınız basitse UlvionTech'le çalışmanız gerekmez ve bunu baştan söylemeyi tercih ederim. Şu durumlarda hazır bir program ya da elinizdeki araçlar daha uygundur:

  • Tek hekimli, standart bir muayenehane: kurallarınız bir hazır programın ayarlarına sığıyorsa, özel sistemin başlangıç maliyeti karşılığını vermez.
  • Henüz online randevu talebi yok: önce bir talep formu ya da hazır bir programla hastalarınızın online randevuya geçip geçmediğini görün.
  • Şirket içinde bir yazılım ekibiniz var: bu rehberdeki kurallar ve sorular, kendi ekibinizin brief'i olarak yeterli olabilir.
  • Asıl ihtiyacınız tıbbi kayıt yazılımı: muayene ve tedavi kayıtlarını tutan sistemler ayrı mevzuat ve uzmanlık isteyen bir alandır; bu ihtiyaç için o alanda uzmanlaşmış bir ekip daha uygun olur.

Kliniğinizin takvim kurallarını ve hasta akışını konuşmak isterseniz, işlem listenizi ve çalışma düzeninizi iletişim sayfamızdan gönderin; ilk sürümün neyi kapsaması gerektiğini birlikte yazıya dökelim.

Fotoğraflar: kapak fotoğrafı Shixart1985, Wikimedia Commons (yeni sekmede açılır), CC BY 2.0 (yeni sekmede açılır); klavye başındaki doktor fotoğrafı Shixart1985, Wikimedia Commons (yeni sekmede açılır), CC BY 2.0; koridor fotoğrafı W.carter, Wikimedia Commons (yeni sekmede açılır), CC0.

Etiketler

  • online randevu sistemi
  • online randevu sistemi kurma
  • klinik randevu sistemi
  • randevu sistemi nasıl oluşturulur
  • online randevu yazılımı
  • randevu hatırlatma mesajı
  • ücretsiz online randevu sistemi

Emre Aydın

Kıdemli Yazılım Mühendisi

UlvionTech'te kıdemli yazılım mühendisi. Türkiye'deki ve yurt dışındaki şirketler için web uygulamaları, mobil uygulamalar ve yapay zekâ otomasyonları üzerinde çalışır.

Sorular

Sık sorulan sorular

Ücretsiz online randevu sistemi yeterli olur mu?

Ücretsiz bir paket, tek hekimli ve kuralları basit bir muayenehane için başlangıçta yeterli olabilir. Sınırlar çoğunlukla personel sayısında, hatırlatma mesajlarında ve şube eklemede ortaya çıkar. Hasta verisinin hangi sunucuda tutulduğunu ve sistemden ayrıldığınızda kayıtları hangi biçimde alabileceğinizi ücretsiz pakette de sözleşmeden kontrol edin.

Randevu sistemi mevcut web siteme eklenebilir mi?

Evet. Hazır programlar sitenize gömülen bir pencere ya da bir bağlantı sunar. Özel bir randevu sistemi ise sitenizin kendi sayfası olarak, aynı alan adında ve aynı tasarımla çalışır. Sitenizin altyapısı randevu sayfasını barındırmaya uygun değilse, randevu modülü ayrı bir alt alan adında çalışıp aynı veritabanını kullanabilir.

Excel ile randevu takibi ne zaman yetersiz kalır?

Excel, tek kişinin randevu verdiği ve günde az randevunun olduğu bir düzende idare eder. Birden fazla kişi aynı anda randevu vermeye başladığında, otomatik hatırlatma göndermek istediğinizde ya da hastanın randevuyu kendisinin almasını istediğinizde yetersiz kalır. Sağlık bilgisinin paylaşılan bir tabloda durması da ayrıca güvenlik sorusu doğurur.

Randevu sistemi için mobil uygulama gerekir mi?

Hastanın randevu alması için mobil uyumlu bir web sayfası genellikle yeterlidir; hasta uygulama indirmeden randevu alır. Uygulama, düzenli ve sık gelen bir hasta kitleniz varsa ya da bildirimleri uygulama üzerinden göndermek istiyorsanız anlam kazanır. Uygulama mağazası onayı ve iki platformun bakımı ayrı süre ve maliyet ekler.

Randevu hatırlatma mesajları ücretli mi?

Çoğu durumda evet. SMS ve WhatsApp'ta mesaj başına ücret ödenir ve tutar sağlayıcıya, mesaj türüne ve ülkeye göre değişebilir. E-postada mesaj başına ücret ödenmeyebilir ama bir gönderim altyapısı gerekir. Güncel ücretleri teklif aşamasında sağlayıcıdan yazılı olarak isteyin ve hatırlatmaya kampanya içeriği eklemeyin.

Eski hasta kayıtları yeni sisteme taşınabilir mi?

Evet, kayıtlar bir tabloda ya da dışa aktarılabilen bir programda duruyorsa taşınabilir. Taşımadan önce mükerrer hastaları birleştirmek, telefon numaralarını tek biçime getirmek ve artık saklanması gerekmeyen kayıtları ayırmak gerekir. Saklama süresini ve silme kararını KVKK açısından hukukçunuzla birlikte belirleyin; taşınan her kayıt yeni sistemde de korunması gereken veridir.

okumaya devam edin

bizimle çalışın

Benzer bir şey mi yapıyorsunuz?

Neyi kurmak, düzeltmek ya da otomatikleştirmek istediğinizi anlatın. 24 saat içinde Türkçe ya da İngilizce yanıtlıyoruz.

Projenizi anlatın